這是法大大在國家級媒體《中國人力資源社會保障》刊發(fā)的第二篇專欄,該專欄于7月11日得到首發(fā),本篇原文載于雜志2019年第9期,第54頁。法大大同時(shí)也是該雜志的理事會副理事長單位。
人力資源作為“推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展”的第一資源,信息化于之已勢在必行。
現(xiàn)代集團(tuán)型企業(yè)的HR(人力資源,下文同),在勞動合同簽署及管理方面,面對的是動輒數(shù)千、數(shù)萬甚至數(shù)十萬名員工的勞動關(guān)系管理,而作為雙方關(guān)系的基礎(chǔ)契約保障,勞動合同更是重中之重。
1、集團(tuán)型企業(yè)勞動合同風(fēng)控之“痛”
制造業(yè)、餐飲業(yè)、零售業(yè)等勞動密集型產(chǎn)業(yè),員工流動高頻且大量,企業(yè)HR 如何高效、平衡地處理員工入離職手續(xù)?
當(dāng)各地主體公司印章特別多,HR 們?nèi)绾螌?shí)現(xiàn)準(zhǔn)確核用、權(quán)限清晰的,可能多達(dá)數(shù)十個的印章調(diào)用及管理?
紙質(zhì)合同產(chǎn)生的大量用紙、打印、郵寄、倉儲等成本,是否可以得到壓縮節(jié)減,乃至成為人資部門的創(chuàng)新亮點(diǎn)?
……
事實(shí)上,以上問題均可以通過新興的“黑科技”手段得到解決。以第三方電子合同平臺法大大為例,結(jié)合該平臺的實(shí)際案例,來探索集團(tuán)型企業(yè)HR 工作的優(yōu)化與創(chuàng)新之路。
2、數(shù)字化簽約一一破解“合同之痛”
不少集團(tuán)公司在分支機(jī)構(gòu)當(dāng)?shù)夭⑽丛O(shè)置HR,所有勞動合同需統(tǒng)一遞交總部簽署管理。法大大電子勞動合同由于全線上簽約管理,并采用了實(shí)名認(rèn)證、防篡改、第三方取時(shí)技術(shù),在保障產(chǎn)品符合《中華人民共和國電子簽名法》對“可靠電子簽名”的四要素要求的同時(shí),免除了集團(tuán)HR郵寄、打印、核對紙質(zhì)合同的工作,既加快了效率、降低了風(fēng)險(xiǎn),也提高了員工辦理入職手續(xù)的體驗(yàn)度和滿意度。
針對勞動密集型企業(yè)員工入離職手續(xù)的辦理,重復(fù)、機(jī)械的工作幾乎是HR的日常,法大大電子勞動合同幫助他們用最少的時(shí)間解決了重復(fù)機(jī)械的事務(wù)性工作,體會到了“技術(shù)解放雙手”的便利。
紙質(zhì)合同的存儲和保管“難題”?實(shí)踐中,一些大型公司不僅需要為紙質(zhì)勞動合同規(guī)劃專門的倉儲空間來存放,同時(shí)對倉儲空間的溫度、濕度等都有嚴(yán)格的控制要求,甚至在員工離職多年后,還需定期組織銷毀累積的大量歷史資料,人力、物力、效率問題日趨嚴(yán)重。而電子合同由于全線上操作、云端多備份等特性,幾乎完全減免了企業(yè)在該方面的資源占用及各項(xiàng)成本。
主體印章繁多怎么辦?以法大大服務(wù)的一家正蓬勃發(fā)展的集團(tuán)型企業(yè)為例,其在全國數(shù)十個城市設(shè)有分支機(jī)構(gòu),主體印章短時(shí)間內(nèi)從50多個增加到80 多個,且仍在快速增長中,通過法大大電子勞動合同解決方案,該企業(yè)HR 不僅實(shí)現(xiàn)了權(quán)責(zé)清晰的用章管理,用章規(guī)范也通過用章前的實(shí)名及意愿認(rèn)證得到了保障,極大避免了印章錯用、亂用導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。
法大大電子合同目前已廣泛應(yīng)用于人力資源服務(wù)、金融、房地產(chǎn)、汽車、教育、保險(xiǎn)等領(lǐng)域,其中,美團(tuán)、攜程、陌陌、58 到家、上海外服、CDP 等標(biāo)桿企業(yè),都已啟用法大大電子合同處理內(nèi)部人事文件管理工作。另一方面,以數(shù)字政務(wù)為代表的國家層面對電子合同的關(guān)注及應(yīng)用也正在展開,電子勞動合同可謂企業(yè)實(shí)現(xiàn)降本提效、創(chuàng)新進(jìn)擊的一股重要潛力和發(fā)展方向。
3、專家觀點(diǎn)
電子合同是解決傳統(tǒng)勞動合同風(fēng)險(xiǎn)最好的方式,現(xiàn)在國內(nèi)的一些領(lǐng)先企業(yè)都已經(jīng)在使用,或者說準(zhǔn)備使用電子勞動合同。
——國內(nèi)知名HR 共享服務(wù)和信息化專家左葆瑜
數(shù)字簽名遠(yuǎn)程化、人力檔案管理電子化、面談遠(yuǎn)程化,特別是電子勞動合同應(yīng)用,可以從法律上為企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)約成本、提高管理效率。
——法大大聯(lián)合創(chuàng)始人兼首席法務(wù)官梅臻律師
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