“夜總會”顧名思義就是夜里總是開會現(xiàn)象的簡稱，這種現(xiàn)象在每家企業(yè)都在所難免，上到管理決策層，下到一線執(zhí)行人員，開會到深夜已是常態(tài)，更有甚者需要通宵達(dá)旦。多人力、高強(qiáng)度的會議如能解決實(shí)際問題自然也值得，大部分會議無法得出有效解決方案早已是普遍現(xiàn)象。花費(fèi)大量時間開一場沒有結(jié)果的會恐怕是造成“夜總會”的原因。建立有效的溝通體系，使用正確的溝通方法和高效的工具對開會效率絕對是指數(shù)級別的提升。
開會不是目的，提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定主持人、敲定時間、談行動方案而非問題、 復(fù)盤 及 補(bǔ)充 等5個元素。正確的方法僅保證有效方案的輸出，選對工具才是高效的關(guān)鍵，云視頻會議系統(tǒng)作為互聯(lián)網(wǎng)時代組織內(nèi)、外部溝通的基礎(chǔ)通訊工具，能高效、便捷的解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各種溝通痛點(diǎn)。正確的方法和高效的工具該如何結(jié)合呢?
明確會議 主題
何為主題?就是組織會議的目的，也就是發(fā)起人希望通過會議的討論得出的結(jié)論或方案。議題不宜貪多，每次會議設(shè)置一個問題最佳，最多不能超過兩個。議題確定后提前1-2天發(fā)給與會者，充分的會前準(zhǔn)備是能否得出方案的基礎(chǔ)，也是高效率的關(guān)鍵。利用云視頻會議系統(tǒng)預(yù)約功能發(fā)起會議邀請，議題和時間直觀展現(xiàn)在邀請卡顯著位置，與會者還能將會議添加到日程中，保證各方按時參加。
確定主持人
通常情況下會議的組織者、協(xié)調(diào)者順帶承擔(dān)了主持人的工作，其實(shí)不然，主持人一定要是本次會議所解決問題的負(fù)責(zé)人，只有他最看重會后的解決方案，其他人做主持更關(guān)心過程是否順利。明確責(zé)任后還應(yīng)給予主持人最大力度的支持，即使領(lǐng)導(dǎo)也必須全力配合，保證會議朝著解決問題的方向進(jìn)行。云視頻會議系統(tǒng)擁有豐富的會控功能，全體靜音、會議鎖定、發(fā)言排序、會議點(diǎn)名等全部完美支持，還有豐富的互動功能作為輔助，主持人使用主持會議功能即可便捷把控會議全局。
敲定時間
單位時間內(nèi)完成事情的多少決定了效率的高低，高效開會離不開時間規(guī)劃。敲定開始和結(jié)束、發(fā)言、與會者達(dá)成共識、行動方案確定等每個節(jié)點(diǎn)的時間，并依據(jù)議題留出適當(dāng)?shù)撵`活時間，總規(guī)劃完成后共享給每位與會者。因采用云會議室的方式，各方使用手機(jī)、電腦、會議終端等在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下就能進(jìn)行高清視頻會議，所以基本避免了因人員缺席而改變計(jì)劃的情況，行業(yè)領(lǐng)先的音視頻算法和全球分布式云部署，保證了與會人員在任意角落都能享受沉浸式會議體驗(yàn)。
談行動方案而非問題
正如上面所說，會議的核心是解決問題、提出方案，每位與會者都只能針對行動方案發(fā)表觀點(diǎn)，不能只提出問題、表明態(tài)度而不給出解決方案。會議開始后，主持人可以發(fā)起互動白板，在最明顯位置寫下提示語，提醒每位參與者圍繞解決問題的方法發(fā)言。系統(tǒng)還支撐投屏功能，思維導(dǎo)圖、EXCEL、PPT等軟件和圖片、文檔均能共享展示。收集所有觀點(diǎn)后并按實(shí)際業(yè)務(wù)需求篩選排序，根據(jù)優(yōu)先級討論解決方案，找到一套所有人都能達(dá)成共識的方案。
復(fù)盤 及補(bǔ)充
一般會議到此就結(jié)束了，但得出的方案可能并不完善。一套經(jīng)得起推敲的有效解決方案離不開及時復(fù)盤和補(bǔ)充修改。融合了語音識別技術(shù)的云視頻會議系統(tǒng)能根據(jù)錄播視頻自動生成文字版會議紀(jì)要，將紀(jì)要、方案等共享給每位參會成員，重新審視方案，如有新方案則綜合評估。如對現(xiàn)有方案有補(bǔ)充，則討論整合。經(jīng)過復(fù)盤和補(bǔ)充調(diào)整后的方案更成熟、漏洞更少，輸出最終版執(zhí)行即可。
遵循上述原則配合云視頻會議系統(tǒng)輕松解決開會效率低的痛點(diǎn)，徹底杜絕“夜總會”現(xiàn)象。小魚易連是一家采用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)多方視頻會議及視頻業(yè)務(wù)應(yīng)用的云視頻生態(tài)系統(tǒng)公司，一直致力于為企業(yè)提供高效溝通解決方案。根據(jù)真實(shí)業(yè)務(wù)需求開發(fā)了視頻會議、智能培訓(xùn)、溝通會商、遠(yuǎn)程招聘、溝通會商、視頻客服等應(yīng)用場景?，F(xiàn)在還升級了服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，能為客戶提供個性化完整視頻應(yīng)用解決方案。
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