這些多項目人員分配及管理技巧，你都知道嗎？

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許多企業(yè)會同時開展多個項目，項目成員通常同時活躍于數(shù)個不同的項目。因此，全面的項目資源規(guī)劃在多項目管理中非常重要。相同的資源在不同的部門和不同的項目經(jīng)理之間共享時，資源調(diào)度就會變得復(fù)雜。

不同項目競爭領(lǐng)導(dǎo)層的優(yōu)先權(quán)時，情況也是如此。原因是這容易引起團隊之間的沖突，對計劃進(jìn)度產(chǎn)生影響，還會耗盡最佳資源。

項目管理者需要積極管理任務(wù)，不僅僅是一個項目的任務(wù)，而且是所有項目的任務(wù)。下面8Manage分享10個多項目人員分配及管理的技巧，幫助項目經(jīng)理在資源有限的情況下，實現(xiàn)多項目同時開展，并保證項目如期完成。

1、將重疊最小化

你可以這樣安排：一個項目花幾天時間，然后在另一個項目上花一點時間，之后在第一個項目上花一周時間，以此類推?？雌饋眄椖砍蓡T好像跳來跳去，但實際上這是避免讓他們同時處理多個任務(wù)。

施瓦茨在《哈佛商業(yè)評論》的一項研究顯示，如果你在完成主要任務(wù)時被其他事情打斷，任務(wù)的完成時間就要延長25%。同一天內(nèi)，如果你能盡量減少團隊成員在不同項目之間切換的次數(shù)，他們的效率就會提高，就能更快地完成任務(wù)。

2、安排好繁忙時間

所有項目都有活動高峰期。你可以從資源需求中找到這個時間段——通常在項目交付/構(gòu)建階段和測試階段對團隊有很高的要求。在項目結(jié)束前會有另一個高峰期，因為每個人都忙著在最后一分鐘把事情做完。

查看所有項目，找出繁忙時間段。試著錯開繁忙時間，這樣你就不會同時處理兩三個在建項目——哪怕用幾周時間來彌補計劃進(jìn)度，這也會對資源產(chǎn)生很大的影響。

留意項目什么時候會同時運行，確保自身能夠管理好資源，這樣就不會出現(xiàn)兩個或兩個以上的項目需要同一個人的情況。

3、合作調(diào)度資源

問問團隊領(lǐng)導(dǎo)是如何管理資源沖突的，他們可能會對如何兼顧任務(wù)和確保所有項目如期完成有好的想法。

如果你的工作文化支持員工相互信任、做正確的事、做正確的決定，那么也可以依靠員工的反應(yīng)。如果他們告訴你，他們的工作量超負(fù)荷，請相信他們，然后制定相應(yīng)的計劃來調(diào)整他們的工作量。

4、確定資源集中位置

查看計劃進(jìn)度，確保每個人都在做重要的事。讓員工完成項目A中不太重要的任務(wù)，這項任務(wù)不會影響項目進(jìn)度，但他們原本可以負(fù)責(zé)項目B中的優(yōu)先任務(wù)，這樣的安排不太合理。當(dāng)他們完成項目B的任務(wù)后，其他人繼續(xù)工作，但此時他們阻礙了項目進(jìn)展?？紤]項目是否會因為推進(jìn)更重要的工作而延期，調(diào)整資源，讓項目成員首先處理優(yōu)先任務(wù)。

5、正確的調(diào)度水平

沒有人的工作效率是100%。每個人都需要稍作休息，如果感覺身體不適，他們就會請假。

許多有經(jīng)驗的項目經(jīng)理懂得不按100%的工作效率安排人手。80%左右的效率，這個數(shù)量更為現(xiàn)實。不過當(dāng)你投入更多項目調(diào)度資源時，這點可能會被遺忘?？傊堉?jǐn)記，資源不要按100%的工作效率安排。

6、與其他項目經(jīng)理定期溝通

你的資源可能用于由幾個不同的項目經(jīng)理管理的項目。事實上，如果這些項目由同一個項目經(jīng)理管理，那么資源均衡的工作就容易得多。你會對所有的計劃和任務(wù)有良好的了解，這樣就能為繁忙時間制定計劃，并運用正確的調(diào)度水平。

但如果參與的項目經(jīng)理不止一個，那會發(fā)生什么？處理這個問題的最佳方式是確保項目經(jīng)理共享他們的計劃，讓他們互相溝通。有必要的話，可以進(jìn)行對話，或者考慮每周（或每月）召開一次資源回顧會議，討論進(jìn)展和障礙。

7、使用工作量調(diào)度

利用有效項目管理軟件中的資源調(diào)度功能，例如8Manage PM，使用工作量調(diào)度工具和報表，查看項目資源超負(fù)荷的地方。

使用圖形化報表，你很容易就能看出誰的工作量超負(fù)荷，誰可以負(fù)責(zé)更多的任務(wù)。你可以應(yīng)用資源均衡（調(diào)整工作量，使其在可接受的范圍內(nèi)，確保沒有人超負(fù)荷）。

8、使用項目概覽

當(dāng)你使用項目級別的工作量調(diào)度工具時，你可以配置項目概覽，將多個項目合并，比較多個項目之間的資源分配。這非常有幫助，從投資組合的角度來看，你可以立即看到哪些項目消耗資源最多、哪些人工作量超負(fù)荷。

概覽的優(yōu)點在于你想創(chuàng)建多少就能創(chuàng)建多少，你可以為所有的商業(yè)項目創(chuàng)建概覽，也可以為涉及IT團隊的項目等創(chuàng)建概覽。這種簡單方法能夠獲得管理資源沖突所需的數(shù)據(jù)，確保每個人都有足夠的時間完成優(yōu)先工作而不耽誤任何項目。

9、管理好員工缺勤

計劃中或計劃外的缺勤是讓許多項目經(jīng)理頭痛的事。如果你對團隊沒有直線管理的職責(zé)，那么批準(zhǔn)員工的休假申請表就不是你的工作，你有可能不清楚員工的休假情況而安排了不在崗位的員工完成任務(wù)。

如果在一段時間內(nèi)，同一個資源被安排處理幾個項目，那么你可能在多個項目上遭遇較大的風(fēng)險。記住要和直線經(jīng)理建立良好的關(guān)系，也要經(jīng)常提醒你的團隊，及時告知缺勤情況。

10、借助有效的項目管理軟件

借助合適的項目管理軟件開展資源管理活動，你能夠全面掌控項目資源的情況和資源的狀態(tài)。8Manage PM項目管理軟件可以管理所有項目的資源分配。其報表和概覽功能顯示各項目的工作量，實時監(jiān)控各項目進(jìn)度，確保所有事情按時完成。

在8Manage PM多項目管理中，各個項目組成員在統(tǒng)一的合作體中工作，各人明確分工，各個項目之間和團隊間的協(xié)作也更加頻繁，項目溝通更流暢。

相對于單項目管理，多項目管理在進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面承受更大的壓力， 確保組織內(nèi)每個項目都能以最少成本按時、保質(zhì)完成 ，是多項目管理最終追求的目標(biāo)。本文來源：http://www.8manage.cn/company/202008120958211328.html

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