眾所周知，辦公自動化（OA）是企業(yè)管理的重要手段，可以幫助企業(yè)提高工作效率和質(zhì)量。但是，在傳統(tǒng)OA管理過程中，企業(yè)會遇到一些難題：
1、反復(fù)溝通、來回跑腿，還易出錯(cuò)；2、紙筆記錄、excel統(tǒng)計(jì)，效率低耽誤事；3、檔案、物資，查不清記錄、看不了實(shí)時(shí)；4、部門各做各的、各管各的，溝通配合難。長此以往，這些痛點(diǎn)問題可能會制約企業(yè)發(fā)展。因此，在信息化時(shí)代，企業(yè)需要適應(yīng)移動化辦公的趨勢，采用信息化+OA管理系統(tǒng)，來提高工作效率和質(zhì)量，推動企業(yè)的發(fā)展。那么如何快速搭建起符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求的信息化OA管理系統(tǒng)呢？我們可以利用勤哲Excel服務(wù)器平臺來完成。
勤哲Excel服務(wù)器平臺提供了一個(gè)個(gè)性化的OA管理應(yīng)用，集成人事招聘、面試、入職、薪資、績效、培訓(xùn)、考勤、車輛、后勤等全面的板塊；且上手0門檻，使用者可根據(jù)自身需求，對應(yīng)用進(jìn)行擴(kuò)展、縮減、修改等操作。勤哲Excel服務(wù)器平臺的特色功能包括：1、事項(xiàng)審批 —— 申請統(tǒng)一管理，操作便捷簡單；2、費(fèi)控管理 —— 隨時(shí)隨地提報(bào)，賬單一清二楚；3、物資管理 —— 自動歸檔，靈活調(diào)用物資管理也是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，其目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)物資的安全儲存、合理配置、有效利用和節(jié)約成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。4、日報(bào)周報(bào) —— 透明數(shù)據(jù)，跟蹤進(jìn)展。勤哲Excel服務(wù)器平臺提供了一個(gè)透明的數(shù)據(jù)平臺，可以跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況。
業(yè)界專家認(rèn)為，隨著數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，工廠精細(xì)化管理更加深入，在此背景下，人資部關(guān)于使用勤哲服務(wù)器建立木制事業(yè)部辦公自動化的項(xiàng)目就十分有必要。經(jīng)過近一年的工作，項(xiàng)目也接近完成，將項(xiàng)目做以總結(jié)，對以后軟件的使用和項(xiàng)目的繼續(xù)深化就十分有必要。
OA辦公自動化管理項(xiàng)目一共完成了人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等。共制作了220多個(gè)模板，定義了3000多的數(shù)據(jù)項(xiàng)，制作了近百個(gè)的數(shù)據(jù)下拉和列表菜單，設(shè)計(jì)了20多個(gè)自動編號方式，設(shè)計(jì)了400個(gè)左右的表間公式和表內(nèi)公式。在加上各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入，已經(jīng)基本完成立項(xiàng)書的前三階段，第四階段也在測試期。另外項(xiàng)目之外的固定資產(chǎn)系統(tǒng)，宿舍管理，刀具管理也已完成。綜合在一起OA辦公自動化管理軟件已經(jīng)是一個(gè)相對成熟的軟件，在某些方面也很有創(chuàng)新。
（一）將人資部的程序數(shù)據(jù)化，流程化基本上做到方便查詢，方便匯總，數(shù)據(jù)不在分散，數(shù)據(jù)安全性也有一定的保障。人資的流程也教清晰、明確。（二）將數(shù)據(jù)平臺化，打破信息孤島，使各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更好的為各部門服務(wù)。比如將工具領(lǐng)用與崗位結(jié)合方便物控部對工具的管控，將辦公用品領(lǐng)用與申購結(jié)合方便更準(zhǔn)確的決策。目前項(xiàng)目所完成的各模塊都不是獨(dú)立的系統(tǒng)，而是以內(nèi)在邏輯關(guān)系聯(lián)系在一起。具體的關(guān)系見下圖。
圖1，各人資模塊關(guān)系圖
圖2，各模塊關(guān)系圖
下面將分模塊說明項(xiàng)目完成的情況（各模塊的詳細(xì)填報(bào)及使用方法見《OA辦公自動化管理項(xiàng)目使用手冊》）。
（一）人資模塊
OA辦公自動化管理項(xiàng)目一共完成了以下幾個(gè)人資模塊
（1）招聘模塊，行政員工招聘（含儲備干部）、實(shí)習(xí)生招聘系統(tǒng)、雇傭工人招聘。（2）加班請假模塊，包含請假流程、加班申請流程、員工調(diào)休假記錄查詢、員工請假加班查詢統(tǒng)計(jì)。
（3）晉級晉升模塊，
（4）員工轉(zhuǎn)崗模塊，含雇傭工人轉(zhuǎn)崗模塊
（5）離職模塊，含離職申請、離職面談記錄、離職員工在職期間評估表、離職信息記錄表、調(diào)出人員（鴻揚(yáng)內(nèi)部轉(zhuǎn)崗）信息記錄表。
（6）人資檔案信息管理系統(tǒng)
（7）薪酬模塊，目前該模塊已建立完畢，（還需測試一段時(shí)間，距離正式使用還需一段時(shí)日）。
（8）檔案管理包含，員工檔案信息表，合同簽訂提醒，社保辦理提醒，社保檔案（二）辦公用品模塊
辦公用品領(lǐng)用系統(tǒng)，辦公物品系統(tǒng)使用較好的系統(tǒng)，從物品分類設(shè)置、物品編碼設(shè)置，到入庫單、出庫單、月度盤點(diǎn)表、庫存管理、安全庫存提醒，再到數(shù)據(jù)匯總查詢，都比較完善（填報(bào)方法見《OA辦公自動化管理軟件使用說明》）。目前已經(jīng)可以隨時(shí)按照時(shí)間、部門等統(tǒng)計(jì)部門費(fèi)用和按照時(shí)間統(tǒng)計(jì)采購費(fèi)用，而且這些數(shù)據(jù)已經(jīng)和申購單模塊融合，對判斷是否采購物品有了數(shù)據(jù)支撐。
圖3 按部門、時(shí)間段、物品名稱等條件查詢
圖4按時(shí)間條件查詢采購單費(fèi)用（對每年的辦公費(fèi)用，可以直接查詢
圖5辦公物品與申購單融合
圖6申購單點(diǎn)擊之后的查詢情況（也可以和以前年份同期的費(fèi)用做比較）（三）宿舍管理系統(tǒng)
根據(jù)宿舍系統(tǒng)能清除的知道目前每個(gè)宿舍住幾個(gè)人，還余幾個(gè)床鋪，并且和人資模塊（比如離職、入職）結(jié)合，能及時(shí)的調(diào)整宿舍入住的人員。水電管理還在和工資系統(tǒng)一起在測試中。
圖7宿舍信息表
圖8宿舍異動管理（和人資流程結(jié)合）
（四）生產(chǎn)工具領(lǐng)用系統(tǒng)、刀具領(lǐng)用系統(tǒng)
工具模塊和刀具模塊由物料單，崗位工具對應(yīng)單，崗位刀具對應(yīng)單，工具領(lǐng)用單，刀
具領(lǐng)用單，工具領(lǐng)用查詢等組成，各模板之間的關(guān)系見下圖
圖9工具領(lǐng)用系統(tǒng)各模板關(guān)系圖
工具模塊主要解決解決的了如下幾個(gè)問題，
將工具領(lǐng)用與人資部崗位等信息結(jié)合、將崗位與可領(lǐng)用工具結(jié)合，對車間師傅可領(lǐng)工具的范圍,根據(jù)崗位信息有了清晰明確的界定，超過范圍則不予領(lǐng)
圖10工具領(lǐng)用單
（2），領(lǐng)用信息又與工資系統(tǒng)結(jié)合，將未退還工具扣款也納入了人資離職流程。（3）對工具領(lǐng)用的檢索做到十分的便捷。
圖11工具領(lǐng)用查詢
目前存在的較多的問題是因?yàn)槿速Y部的轉(zhuǎn)崗入職等手續(xù)的延遲，致使員工無法領(lǐng)用工具。
目前刀具也在系統(tǒng)中做了管控，而且對信息的輸入根據(jù)物控部的要求做了特別的優(yōu)化，基本上做到了錄入單據(jù)的時(shí)候不用打一個(gè)字，更快捷方便。
圖12刀具領(lǐng)用單
（五）固定資產(chǎn)系統(tǒng)
固定資產(chǎn)項(xiàng)目為OA辦公自動化管理項(xiàng)目立項(xiàng)書之外的項(xiàng)目，也是使用較好的系統(tǒng)，系統(tǒng)包括固定資產(chǎn)信息表，資產(chǎn)存放地點(diǎn)目錄、資產(chǎn)分類目錄，資產(chǎn)編號目錄，資產(chǎn)啟用流程、資產(chǎn)維修登記、資產(chǎn)異動登記、資產(chǎn)（按地點(diǎn)，按保管人員，按部門等）查詢等。所包含的模板信息見下圖
圖13固定資產(chǎn)系統(tǒng)包含的模板信息
圖14各模板關(guān)系如下圖
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)是按照財(cái)務(wù)的要求，綜合OA辦公自動化管理軟件的特點(diǎn)對固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和重造，在幾個(gè)特別的業(yè)務(wù)流程的中有獨(dú)特的設(shè)計(jì)和創(chuàng)新。資產(chǎn)管理系統(tǒng)，具有檢索迅速、查找方便、資產(chǎn)定位準(zhǔn)確等的特點(diǎn)，能夠極大地提高資產(chǎn)管理的效率，也為工廠資產(chǎn)管理科學(xué)化、流程化提供了支撐。幾個(gè)創(chuàng)新的設(shè)計(jì)，將平常維護(hù)、維修信息和資產(chǎn)信息連接，在固定資產(chǎn)目錄下能查詢到資產(chǎn)維修保養(yǎng)等的信息。
圖15固定資產(chǎn)信息表
圖16，固定資產(chǎn)信息表點(diǎn)擊后資產(chǎn)維修記錄的效果（二）將資產(chǎn)信息與固定資產(chǎn)報(bào)廢，資產(chǎn)維修配件申購連接，在資產(chǎn)報(bào)廢和申購配件中可以查詢固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息及維修記錄，更方便的為資產(chǎn)的管理提出依據(jù)。
圖17 申購單與固定資產(chǎn)信息的融合
圖18申購單點(diǎn)擊之后的效果
（三）檢索查詢的簡單，使得離職人員資產(chǎn)交還等以前做的相對薄弱的環(huán)節(jié)，變得非常簡單。
圖19， 固定資產(chǎn)按照各種條件查詢
資產(chǎn)管理系統(tǒng)的意義就在于可以通過采集固定資產(chǎn)日常工作中所產(chǎn)生的各種原始數(shù)據(jù)，根據(jù)資產(chǎn)管理的要求，通過智能化分析數(shù)據(jù)構(gòu)成，建立程序化、制度化的資產(chǎn)管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了這個(gè)意義。
（六）申購單
該模塊還僅在公共事務(wù)部使用，該模塊在辦公用品管理系統(tǒng)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)中已經(jīng)有了說明，不在此論述。
總結(jié)
可以看出，勤哲Excel服務(wù)器軟件是一款很好的平臺工具，可以根據(jù)公司需求，自己開發(fā)模塊功能，包括：人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產(chǎn)工具管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等，更好的適應(yīng)企業(yè)發(fā)展以及需求的變更。
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