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隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)的持續(xù)發(fā)展,社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)生了顛覆性的變化,其中財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的變化尤為突出,企業(yè)財(cái)務(wù)已經(jīng)逐步進(jìn)入智能化階段。探索人工智能對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)的影響,實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,成為企業(yè)管理者需要解決的問題。那么如何在企業(yè)中有效地開展財(cái)務(wù)智能化轉(zhuǎn)型呢?遠(yuǎn)光軟件股份有限公司自2015年開啟了人工智能領(lǐng)域的技術(shù)研究與應(yīng)用實(shí)踐,在企業(yè)財(cái)務(wù)智能化領(lǐng)域深耕多年,根據(jù)多年的經(jīng)驗(yàn)提出經(jīng)過實(shí)踐的解決方案,為企業(yè)的智能化轉(zhuǎn)型提供借鑒和參考。

一、智能財(cái)務(wù)的背景

(一)會(huì)計(jì)信息化發(fā)展歷程

我國(guó)財(cái)務(wù)信息化階段分為:會(huì)計(jì)電算化階段、會(huì)計(jì)信息化階段、會(huì)計(jì)智能化階段。人工智能和財(cái)務(wù)的深度結(jié)合,會(huì)使傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式發(fā)生顛覆性的變革,促使財(cái)務(wù)從信息化向智能化方向轉(zhuǎn)變。(如圖1)

圖1會(huì)計(jì)信息化發(fā)展歷程

(二)智能財(cái)務(wù)

智能財(cái)務(wù)是一種新型的財(cái)務(wù)管理模式,它基于先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理理論、工具和方法,借助于智能機(jī)器(包括智能軟件和智能硬件),通過人和機(jī)器的有機(jī)合作,幫助財(cái)務(wù)人員解決財(cái)務(wù)實(shí)務(wù)工作中的問題。在財(cái)務(wù)領(lǐng)域,人工智能技術(shù)在產(chǎn)品、流程、洞察等方面發(fā)揮作用。其中產(chǎn)品是將人工智能技術(shù)嵌入到產(chǎn)品或服務(wù)中;流程是通過人工智能技術(shù)簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程,提高工作效率;洞察是通過組合一系列技術(shù),幫助企業(yè)管理層進(jìn)行智能決策。

目前大家對(duì)智能財(cái)務(wù)的理解有所不同,有業(yè)界專家把財(cái)務(wù)智能化階段劃分為基礎(chǔ)層(基于流程自動(dòng)化的財(cái)務(wù)機(jī)器人)、核心層(基于業(yè)財(cái)一體的智能財(cái)務(wù)共享平臺(tái))、深化層(基于商業(yè)智能的智能化管理平臺(tái))。

二、基礎(chǔ)層:流程自動(dòng)化階段

通常認(rèn)為流程自動(dòng)化是智能財(cái)務(wù)的初級(jí)階段,RPA即機(jī)器人流程自動(dòng)化,就是基于自動(dòng)執(zhí)行的計(jì)算機(jī)腳本,自動(dòng)完成一系列原來需要依靠人工操作的工作,運(yùn)用于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域的RPA即財(cái)務(wù)機(jī)器人,財(cái)務(wù)機(jī)器人并不適用于所有的流程,RPA機(jī)器人只有與企業(yè)的財(cái)務(wù)場(chǎng)景有機(jī)契合,才能成功實(shí)施。其適用流程的主要特性如圖2所示。

圖2 RPA機(jī)器人適用的業(yè)務(wù)

智能硬件是通過將硬件和軟件相結(jié)合對(duì)傳統(tǒng)設(shè)備進(jìn)行智能化改造,通過將AI技術(shù)與智能設(shè)備融合,為企業(yè)智能化管理提供支撐。

研究RPA的自動(dòng)化應(yīng)用場(chǎng)景,為企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。RPA機(jī)器人利用計(jì)算機(jī)算法,與多個(gè)信息系統(tǒng)之間進(jìn)行交互,自動(dòng)執(zhí)行各項(xiàng)任務(wù),因此其最適用于具有清晰定義和高重復(fù)性的流程。

(一)自動(dòng)化場(chǎng)景識(shí)別

財(cái)務(wù)的定位通過構(gòu)建戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、共享財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的職能體系,實(shí)現(xiàn)由核算型財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略型財(cái)務(wù)的價(jià)值轉(zhuǎn)變。其中戰(zhàn)略財(cái)務(wù)專注于總體管控,通過制定政策、優(yōu)化流程、處理異常來支撐公司的戰(zhàn)略。共享財(cái)務(wù)專注于執(zhí)行與服務(wù),通過集中交易處理和集中交易數(shù)據(jù)來提升效率和挖掘價(jià)值。業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)專注于業(yè)務(wù)貼身服務(wù),通過貼近業(yè)務(wù)和融入業(yè)務(wù),提供更準(zhǔn)確更到位的服務(wù)。適合RPA的場(chǎng)景是通過厘清財(cái)務(wù)工作中的信息鏈路斷點(diǎn),梳理財(cái)務(wù)工作中的內(nèi)部數(shù)據(jù)不融合、流程不貫通、工作不協(xié)同等問題,提升財(cái)務(wù)工作的自動(dòng)化水平釋放財(cái)務(wù)人員精力,促進(jìn)各職能工作融合共享、操作自動(dòng)高效。目前財(cái)務(wù)工作中,共享財(cái)務(wù)存在大幅運(yùn)用科技賦能自動(dòng)化提升空間,各專業(yè)典型的財(cái)務(wù)工作分工示例如圖3。

圖3財(cái)務(wù)工作分工

(二)RPA在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用場(chǎng)景

在技術(shù)快速迭代的智能化時(shí)代,遠(yuǎn)光軟件不斷探索人工智能技術(shù)并應(yīng)用于新場(chǎng)景的實(shí)踐中,打造出百余款RPA機(jī)器人和數(shù)十款智能設(shè)備,幫助更多企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能化轉(zhuǎn)型,截至2021年5月31日,遠(yuǎn)光軟件126款RPA機(jī)器人已成功應(yīng)用于1307家單位;遠(yuǎn)光智能報(bào)賬機(jī)已累計(jì)交收票據(jù)50.75萬張,攔截不合格票據(jù)5016張。遠(yuǎn)光軟件整理了RPA在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的常見應(yīng)用,涵蓋了員工報(bào)銷、資金管理、稅務(wù)管理、財(cái)務(wù)日常業(yè)務(wù)等各種場(chǎng)景,這些場(chǎng)景里的業(yè)務(wù)具有重復(fù)性強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)化高的特點(diǎn),常見的應(yīng)用場(chǎng)景示例如表所示。

(三)報(bào)賬場(chǎng)景流程設(shè)計(jì)案例

以報(bào)賬場(chǎng)景中的流程和功能自動(dòng)化設(shè)計(jì)為例說明如下(見圖4)。

圖4報(bào)賬場(chǎng)景流程自動(dòng)化

1、三單匹配

直連國(guó)稅局獲取發(fā)票信息,與采購(gòu)訂單、入庫單信息進(jìn)行匹配并校驗(yàn)。

2、影像掃描

通過影像系統(tǒng)支撐附件影像化。

3、預(yù)算控制

通過線上執(zhí)行預(yù)算控制,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管控前移,預(yù)防預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)。

4、付款申請(qǐng)

根據(jù)供應(yīng)商和合同信息關(guān)聯(lián)應(yīng)付單,實(shí)現(xiàn)賬務(wù)的自動(dòng)核銷。

5、領(lǐng)導(dǎo)審批

通過移動(dòng)應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)便利化業(yè)務(wù)審批。

6、財(cái)務(wù)審核

自動(dòng)嵌入審核規(guī)則,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化審核。

7、資金支付

建立“人臉+密鑰”的安全防控體系,與資金結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行融合,提升支付效率。

8、回單掛接

通過財(cái)務(wù)機(jī)器人自動(dòng)下載回單,與憑證掛接,省去人工匹配的工作量。

9、電子歸檔

通過智能電子檔案軟硬件,實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案虛實(shí)同管,在線實(shí)時(shí)監(jiān)控。

三、核心層:智能財(cái)務(wù)共享階段

在基礎(chǔ)層流程自動(dòng)化階段,RPA機(jī)器人代替人類實(shí)現(xiàn)了大量重復(fù)繁瑣性工作的自動(dòng)化處理,而核心層智能財(cái)務(wù)共享平臺(tái)是對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)流程的再造,在財(cái)務(wù)內(nèi)部高度融合的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)和技術(shù)的全面融合,通過建立基于業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的財(cái)務(wù)一體化信息處理流程,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,實(shí)時(shí)掌握經(jīng)營(yíng)狀況,具體措施示例如下所述。

1、通過與互聯(lián)網(wǎng)商城集成,將辦公用品、物資采購(gòu)等采購(gòu)業(yè)務(wù)全部在線化,實(shí)現(xiàn)與客戶和供應(yīng)商之間的互聯(lián)互通。

2、通過與商旅平臺(tái)集成,實(shí)現(xiàn)企業(yè)差旅業(yè)務(wù)從差旅申請(qǐng)、商旅預(yù)訂、差旅報(bào)銷、費(fèi)用分析、財(cái)務(wù)結(jié)算全流程在線閉環(huán)管理。

3、通過與人資系統(tǒng)集成,同步薪酬、社會(huì)保險(xiǎn)等信息,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息協(xié)同一致,降低支付風(fēng)險(xiǎn)提高支付效率。

4、通過與營(yíng)銷系統(tǒng)集成,實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)全程共享,業(yè)務(wù)信息向財(cái)務(wù)信息的自動(dòng)轉(zhuǎn)換,提高工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

5、通過與稅局系統(tǒng)集成、OCR掃描等方式實(shí)時(shí)獲取發(fā)票信息,貫通企業(yè)與用戶和供應(yīng)商的通道,實(shí)現(xiàn)發(fā)票驗(yàn)真、查重、應(yīng)用、認(rèn)證、抵扣、分析預(yù)警等發(fā)票全流程線上智能化管理。

6、通過與各大銀行開展銀行電子回單采集,與國(guó)家鐵路集團(tuán)開展火車票信息采集等,實(shí)現(xiàn)外部票據(jù)的線上流轉(zhuǎn),提高財(cái)務(wù)工作效率。

7、通過與智能檔案館集成,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案自動(dòng)歸檔,借助二維碼和RFID技術(shù),保障電子檔案和紙質(zhì)原始憑證的一致性,實(shí)現(xiàn)線上線下一體化管理。

8、通過移動(dòng)應(yīng)用增強(qiáng)用戶體驗(yàn),使用移動(dòng)報(bào)銷、移動(dòng)審批等工具,實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公、移動(dòng)審核,提高業(yè)務(wù)處理效率和員工滿意度。使用移動(dòng)商旅系統(tǒng),隨時(shí)提交差旅申請(qǐng),便捷的報(bào)銷體驗(yàn)提升員工效率。使用移動(dòng)盤點(diǎn),借助RFID技術(shù),用戶通過手機(jī)掃描資產(chǎn)標(biāo)簽上的二維碼,系統(tǒng)自動(dòng)匹配資產(chǎn)卡片完成實(shí)物盤點(diǎn)處理。

四、深化層:智能化管理平臺(tái)階段

在核心層財(cái)務(wù)共享階段主要實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)全面融合。在深化層智能化管理階段是對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化管理和量化管理。企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)必然產(chǎn)生大量數(shù)據(jù),一方面是財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù),這方面的數(shù)據(jù)大多是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),目前通常作為企業(yè)財(cái)務(wù)分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ);另一方面是經(jīng)營(yíng)行為方面的數(shù)據(jù),大部分是非結(jié)構(gòu)化或者半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),如用戶的特征、操作習(xí)慣等有價(jià)值的信息,由于難以被清洗和加工,仍沒有被充分使用和發(fā)揮價(jià)值。智能技術(shù)為數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化處理提供了實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)的可能,各種非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過語音識(shí)別、OCR識(shí)別等技術(shù),為會(huì)計(jì)處理和管理分析提供幫助。

基于對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)的理解,通過智能技術(shù)主要包括知識(shí)圖譜、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語音識(shí)別等,進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)、合理控制、智能分析,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)自助式數(shù)據(jù)分析及智能決策。具體場(chǎng)景示例如下所述。

1、通過機(jī)器學(xué)習(xí)改進(jìn)憑證生成規(guī)則。制定不同的業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)場(chǎng)景轉(zhuǎn)換規(guī)則,通過機(jī)器學(xué)習(xí)改進(jìn)憑證生成規(guī)則,在接收到新的業(yè)務(wù)信息后能自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證。

2、通過人工智能構(gòu)建問答知識(shí)圖譜。對(duì)于問答咨詢這類業(yè)務(wù)量繁多的活動(dòng)中,通過設(shè)置人工智能,快速在圖譜中定位問題答案并向用戶反饋,同時(shí)記錄每個(gè)用戶的主要業(yè)務(wù)和偏好,預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)人員需要的課程并進(jìn)行推薦。

3、結(jié)合語音識(shí)別、OCR構(gòu)建商務(wù)文檔知識(shí)圖譜。為了解決企業(yè)文檔管理難、查找難、投入人力成本高、處理流程和時(shí)間冗長(zhǎng)等問題,結(jié)合語音識(shí)別技術(shù)、OCR技術(shù),深度挖掘、提取、管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)文檔管理、文檔查重查異、資格審查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、智能查詢等功能,提高用戶效率。

4、通過自然語言識(shí)別構(gòu)建智能報(bào)表。用戶可以通過語音問答形式,向系統(tǒng)提出數(shù)據(jù)和報(bào)表需求,從而實(shí)現(xiàn)更具針對(duì)性的數(shù)據(jù)推薦功能,實(shí)現(xiàn)用戶定制化報(bào)表的便利獲取。

5、使用大樣本數(shù)據(jù)幫助企業(yè)決策。企業(yè)在掌握了大量市場(chǎng)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)以及競(jìng)爭(zhēng)者數(shù)據(jù)的時(shí)候,通過智能技術(shù)對(duì)需求和資源配置之間進(jìn)行模擬,幫助企業(yè)決策者做出更加正確的決策。

五、財(cái)務(wù)智能化對(duì)會(huì)計(jì)行業(yè)的影響

(一)財(cái)務(wù)智能化幫助企業(yè)提高效益

財(cái)務(wù)智能化在一定程度上降低財(cái)務(wù)工作強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算精確度,幫助企業(yè)財(cái)務(wù)實(shí)現(xiàn)智能化轉(zhuǎn)型。主要體現(xiàn)在:一是助力企業(yè)降本增效,企業(yè)將流程規(guī)則設(shè)定以后,RPA就可以7x24小時(shí)不間斷地開展工作,在重復(fù)性工作量巨大的業(yè)務(wù)操作上,RPA降本增效的優(yōu)勢(shì)格外凸顯;二是實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)銜接,RPA可以輕松地在多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間進(jìn)行跳轉(zhuǎn),減少不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的重復(fù)工作量,滿足企業(yè)的跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)需求;三是幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避,將歷年數(shù)據(jù)深度加工,并形成專家知識(shí)庫,當(dāng)外界環(huán)境發(fā)生變化時(shí),可快速、有效地提出解決方案,在總體上有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)、捕捉市場(chǎng)機(jī)遇。

(二)財(cái)務(wù)智能化對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求提升

會(huì)計(jì)職能隨著社會(huì)和企業(yè)的變化而變化,大量的基礎(chǔ)工作將被會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所取代,會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作將更加專業(yè)化,財(cái)務(wù)人員從基本的、重復(fù)的會(huì)計(jì)工作轉(zhuǎn)向更有價(jià)值的財(cái)務(wù)管理工作,財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)適應(yīng)社會(huì)各方面的發(fā)展。一是要具有專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí),能夠運(yùn)用專業(yè)判斷來分析數(shù)據(jù)和做出決策;二是要擅長(zhǎng)管理,有效地管理資源和管理團(tuán)隊(duì);三是要熟悉信息技術(shù),了解并主動(dòng)學(xué)習(xí)技術(shù)領(lǐng)域的新變化,利用信息技術(shù)更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)價(jià)值。

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