UB Store破解發(fā)票處理難點，“發(fā)票RPA”5大應(yīng)用場景解析

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上千億張發(fā)票承載著海量的信息，發(fā)票的內(nèi)容，對于企業(yè)來講則是非常重要的數(shù)據(jù)，在稅務(wù)認(rèn)證、供應(yīng)商管理、合同管理、報銷管理、客戶管理等業(yè)務(wù)方面均會用到。

對于如此重要的“東西”，企業(yè)以及財務(wù)人員該如何更高效地處理它?伴隨“四大”對財務(wù)機器人積極的推廣，RPA早已引爆財務(wù)圈，很多企業(yè)的財務(wù)通過RPA找到了降本增效的新解決方案。

傳統(tǒng)發(fā)票處理環(huán)節(jié)的難點

傳統(tǒng)發(fā)票信息處理往往令企業(yè)財務(wù)人員頭疼。據(jù)《2020財務(wù)群體生存狀態(tài)調(diào)研報告》調(diào)查顯示，最令財務(wù)人“壓力山大”的，不是企業(yè)成本控制，也不是職業(yè)生涯被考證支配，而是發(fā)票報銷。發(fā)票處理中大量的人工重復(fù)操作，占據(jù)了多數(shù)財務(wù)人員的精力與時間。

特別是對于專業(yè)的財務(wù)公司、代記賬公司來說，繁重的票據(jù)錄入和管理工作，耗費了大量人力成本。

伴隨人工智能技術(shù)不斷突破，從數(shù)字化到自動化，企業(yè)財務(wù)發(fā)票錄入流程的自動化處理需求迫切。

RPA發(fā)票識別錄入自動化的主要原理為：通過RPA將供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、物料主數(shù)據(jù)等同步至財務(wù)共享平臺。在收到發(fā)票后，RPA提供OCR掃描發(fā)票信息并自動驗真。發(fā)票驗真后，RPA可根據(jù)匹配規(guī)則提供自動和采購訂單以及收貨單等單據(jù)進(jìn)行校驗匹配。三單校驗成功后，RPA則根據(jù)記賬規(guī)則自動處理應(yīng)付賬務(wù)，如有需要增加發(fā)票自動認(rèn)證。

無處不在的發(fā)票處理：“發(fā)票RPA”經(jīng)典應(yīng)用場景

發(fā)票處理無處不在，從采購到付款、訂單到收款，到訂單核對、應(yīng)付賬款，再到資金管理、稅務(wù)管理，很多行業(yè)的財務(wù)場景都能找到它的身影。

盡管，RPA并不是專門為應(yīng)對財務(wù)工作而開發(fā)出來的，但在實際的財務(wù)工作中，RPA技術(shù)的應(yīng)用卻異常豐富。

場景1：應(yīng)付賬款流程

某大型教育機構(gòu)，每個月都要為旗下10余所學(xué)校處理超過3,000張發(fā)票。

應(yīng)用RPA之前：收到單批發(fā)送的發(fā)票時，人工要手動將大量發(fā)票數(shù)據(jù)輸入到ERP系統(tǒng)，工作量巨大，耗時費力。隨著發(fā)票數(shù)量、種類的日益增多，處理起來也愈發(fā)復(fù)雜。

應(yīng)用RPA之后：RPA機器人可代替人工自動將發(fā)票數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)，簡化操作流程，減輕了財務(wù)人員的工作量，每張發(fā)票可節(jié)省10分鐘的處理時間。RPA的發(fā)票讀取功能，可自動檢測并標(biāo)記疑似錯誤或欺詐的發(fā)票，提升準(zhǔn)確率，最大限度地降低業(yè)務(wù)風(fēng)險。

RPA機器人每年可為該機構(gòu)自動處理近50,000張發(fā)票，節(jié)省工時超過6,000小時。

場景2：發(fā)票開具

某電信運營商財務(wù)部門發(fā)票開具流程。

應(yīng)用RPA之前：收到訂單后，財務(wù)人員需要手動錄入相關(guān)信息并開立發(fā)票，并通過郵件發(fā)送給客戶。手動開票耗時長，業(yè)務(wù)量大時，財務(wù)人員甚至可能因疲勞導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入錯誤。

應(yīng)用RPA之后：RPA自動為客戶生成電子發(fā)票，并發(fā)送至客戶的電子郵箱。若客戶有紙質(zhì)發(fā)票需求，RPA會將發(fā)票信息發(fā)送至打印機。遇到有爭議發(fā)票，則自動將信息轉(zhuǎn)由人工處理。RPA優(yōu)化了開票流程，縮短了開票時間，提高了開票準(zhǔn)確率。

場景3：發(fā)票核對

某科技公司的財務(wù)，核對發(fā)票及相關(guān)交易記錄。

應(yīng)用RPA之前：每天要核對上百張發(fā)票，每名員工至少要花費1小時整理紙質(zhì)文檔，耗時費力，還容易出錯。

應(yīng)用RPA之后：RPA通過OCR將紙質(zhì)材料數(shù)字化，并進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。無需人為干涉，RPA可自動核對發(fā)票與交易記錄，并錄入數(shù)據(jù)，存儲掃描圖像。

場景4：發(fā)票識別

某汽車制造企業(yè)的財務(wù)部的發(fā)票識別處理。

應(yīng)用RPA之前：財務(wù)部聘用了多個財務(wù)人員手動處理各地供應(yīng)商的紙質(zhì)發(fā)票、賬單，工作量大，數(shù)據(jù)錄入易出錯，新手甚至還可能因不熟悉業(yè)務(wù)導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險。

應(yīng)用RPA之后：RPA通過OCR技術(shù)，識別多種格式的發(fā)票信息，并將其進(jìn)行二次轉(zhuǎn)換，形成統(tǒng)一格式，自動錄入系統(tǒng)，再將處理后的發(fā)票信息發(fā)送給指定的財務(wù)人員進(jìn)行審核。

場景5：供應(yīng)商發(fā)票處理

某玩具零售商供應(yīng)商發(fā)票處理。

應(yīng)用RPA之前：每當(dāng)有新商店加入公司采購組，公司都要從供應(yīng)商處收集每一張發(fā)票，并集中處理所有交易。月初收到的發(fā)票較少、業(yè)務(wù)量小，臨近月末卻要處理大量發(fā)票，人工手動處理效率低，不僅耗時費力，還容易出錯或遺漏。

應(yīng)用RPA之后：RPA每年為公司處理10萬余張發(fā)票。以往需要45名員工處理，現(xiàn)在只需15人即可處理完成，大大降低了人力成本。

UB Store發(fā)票自動化解決方案

隨著RPA的普及與應(yīng)用，財務(wù)流程中的手工勞動問題正在得到解決。“發(fā)票自動化”勢必成為很多公司財務(wù)部門應(yīng)用RPA實現(xiàn)流程自動化的重要選擇。

根據(jù)企業(yè)財務(wù)發(fā)票處理產(chǎn)生的種種痛點，UB Store“發(fā)票自動化”財務(wù)解決方案，覆蓋常見發(fā)票處理場景：發(fā)票開具、識別、匯總、驗真、稅務(wù)申報/納稅報表制作等，幫助企業(yè)實現(xiàn)發(fā)票的批量采集、數(shù)據(jù)錄入等工作的自動化，提高數(shù)據(jù)采集與管理的效率，降低企業(yè)人力物力開銷，提高準(zhǔn)確率。

解決方案1：發(fā)票識別

UiBot增值稅發(fā)票識別機器人，能夠自動識別各種格式的增值稅發(fā)票信息，并對發(fā)票做匯總處理，同時還具備對接其他類型票證識別能力。機器人操作效率高，可將每月業(yè)務(wù)操作時間，由原來的300小時減少到7小時。發(fā)票識別率幾乎100%，單筆發(fā)票查驗反饋速度小于5秒。

解決方案2：發(fā)票驗真

RPA機器人可基于發(fā)票票面信息自動校驗發(fā)票真?zhèn)?，同時可將增值稅發(fā)票提交到國稅總局查驗平臺進(jìn)行驗證和認(rèn)證，并反饋和記錄結(jié)果。UiBot發(fā)票驗真機器人，可在提高開票效率的同時避免人為輸入錯誤的發(fā)生。

解決方案3：發(fā)票開具

RPA機器人根據(jù)訂單信息，抓取銷售開票數(shù)據(jù)進(jìn)行開票，發(fā)票開具后將開票信息傳遞至相關(guān)業(yè)務(wù)人員，通知其進(jìn)行發(fā)票寄送。UiBot發(fā)票自動開具機器人，可以實現(xiàn)發(fā)票申請?zhí)峤慌c開具的全流程自動化操作，減少發(fā)票人工處理，縮短發(fā)票處理周期。

UB Store是目前國內(nèi)最大的一站式辦公自動化服務(wù)與交易平臺，對于智能財務(wù)、財稅領(lǐng)域的RPA應(yīng)用有著專業(yè)、深入的研究。致力運用機器人流程自動化(RPA)與人工智能(AI)，讓企業(yè)更多的財務(wù)人員享受到UiBot RPA機器人、流程自動化帶來的紅利。

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