老生新談：如何快速提升項目管理和團隊效率？

2018-05-22 18:13 來源：用戶投稿我來投稿撤稿糾錯

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越來越多的管理者認(rèn)可：企業(yè)持續(xù)發(fā)展就意味著團隊需要更高效的合作，而提升工作效率是唯一「可持續(xù)優(yōu)化」，并降低發(fā)展成本，減少浪費的有效方式。

以下5步是我們研究了蘋果、麥肯錫，以及很多優(yōu)秀的、以效率著稱的團隊和企業(yè)，根據(jù)他們的工作管理方式、效果總結(jié)而成。希望對你有所幫助和啟發(fā)。

01明確項目信息(或企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略)

項目協(xié)作和管理，有時候就像開一個會議。

在開會前即確認(rèn)會議時間，主持人、參與人員、會議流程、討論內(nèi)容、討論達成目標(biāo)的評估方式;

(如：提出3個有效執(zhí)行方案并負(fù)責(zé)到人;更新話術(shù)確保每個人知曉并建立一周的反饋跟進文檔進行效果優(yōu)化);

會議中靜音手機，主持人協(xié)調(diào)發(fā)言順序，確保會議圍繞討論主題。當(dāng)然如果是持續(xù)跟進的會議，還要在這次會議中確定下周討論內(nèi)容和會議時間等信息。

這樣的會議是極具高效，節(jié)約時間成本的。

同樣，高效的項目管理和協(xié)作也需要在啟動前明確項目的動機、項目負(fù)責(zé)人、參與人員及擔(dān)任角色、溝通反饋機制(包括固定反饋時間和突發(fā)情況反饋機制)、項目周期、潛在風(fēng)險評估及提出對應(yīng)方案等等。

當(dāng)確保每個項目參與人員都清楚項目周期、目標(biāo)等信息，才能在執(zhí)行自己的工作任務(wù)的同時，更好的協(xié)作團隊其他成員，共同推動項目完成。

不至于出現(xiàn)本該人為可控的糟糕局面，把風(fēng)險被動造成項目損失或夭折的概率降到最低。

02情緒溝通能力

作為企業(yè)或項目負(fù)責(zé)人，一個不錯的統(tǒng)籌管理能力和識人用人能力，確實很重要。但除此之外，你還需要一些情感感知和引導(dǎo)性的溝通能力。

一個企業(yè)或團隊會因為組織內(nèi)部的阻力降低25%生產(chǎn)力——而這種現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)在團隊或項目的成長階段。

這時候負(fù)責(zé)人必須站出來，判斷沖突矛盾的性質(zhì)(建設(shè)性沖突或破壞性沖突)。

建設(shè)性沖突通常有一定積極作用，能夠幫助推動工作。需要負(fù)責(zé)人了解根結(jié)所在，坦誠討論，予以正確的引導(dǎo)解決即可。

而破壞性沖突往往需要運用情緒的管理，并在沖突雙方情緒穩(wěn)定后協(xié)商解決。如果給團隊凝聚力帶來了影響，還需要制定懲罰機制來穩(wěn)定安撫其他成員的情緒。

世上不存在0沖突的企業(yè)或團隊，但優(yōu)秀的企業(yè)或項目負(fù)責(zé)人能夠引導(dǎo)和改進團隊協(xié)作，并對沖突予以積極的溝通和解決，不斷學(xué)習(xí)建立「發(fā)現(xiàn)-解決-反饋避免」的閉環(huán)機制，也就能夠更好的促進團隊的成長和協(xié)作。

日本資深人力資源管理大師伊賀泰代曾結(jié)合麥肯錫內(nèi)部實際案例說過：及時的溝通肯定和情緒引導(dǎo)能夠使團隊成員降低消極情緒的概率，激發(fā)員工責(zé)任感和自我認(rèn)同感，提升團隊內(nèi)部的協(xié)作率。

03謹(jǐn)記持續(xù)對項目「管理」進行優(yōu)化

項目執(zhí)行中，需要管理好風(fēng)險，如需求變更和人力資源的變動;需要站在全局考慮問題，必要時可以先「縮減需求」以保證「上線」，因為后續(xù)會持續(xù)迭代。也需要在項目中間進行流程和反饋機制的優(yōu)化，來確保持續(xù)推進項目進度。

在這里「持續(xù)優(yōu)化」是中心，而優(yōu)先優(yōu)化哪些模塊，如何優(yōu)化需要結(jié)合實際來判斷。

我們曾在國內(nèi)知名海外創(chuàng)業(yè)者平臺，分享過一個提升招聘效率的案例——招聘是一個企業(yè)發(fā)展重要的事項之一，同樣也是一個“項目”。

通過對招聘“項目”的優(yōu)化一方面顯著提高效率，減少了時間浪費，另一方面在簡短并直達重點的招聘流程中，極大提升應(yīng)試者的體驗，無疑是對企業(yè)的另一種宣傳，對后期企業(yè)發(fā)展也能存儲良好的品牌口碑。

另外，在這里也簡單介紹一下幫助項目管理的兩大模型：瀑布型和敏捷型(當(dāng)然還有其他的，不過這兩個模型更為常用)，合理的使用模型可以幫助企業(yè)或團隊記錄并解決項目和發(fā)展中存在的問題，以達到推動優(yōu)質(zhì)高效完成的目的。

瀑布型的主要是特點是根據(jù)項目的工作內(nèi)容進行階段切分。

如需求分析、概要設(shè)計、詳細(xì)設(shè)計、代碼內(nèi)部開發(fā)、功能測試、發(fā)布上線等。各個階段之間是線性推進的，即只有上一個階段基本完成后才推進到下一階段。這里的項目周期就是所有階段的周期之和。

另一個模型是敏捷型，也就是我們常說的快速迭代，小步快跑。敏捷的關(guān)鍵點是迭代和并行。

在敏捷中，將產(chǎn)品功能拆成足夠小的單元同時推進，這樣可以大大降低時間周期風(fēng)險。因為哪怕某個單元出現(xiàn)延遲，其他單元也可以先上線(當(dāng)然這些單元是可以獨立拆分上線的，如果邏輯緊密那就要小心了)，這樣也就實現(xiàn)了快速迭代，從另個角度也幫助降低了項目推遲的風(fēng)險。